Сегодня мы расскажем о таком виде ивентов, как выпускные вечера!
Это отдельный вид мероприятий, который требует особого подхода от подготовки предложения, до проведения переговоров и заключения договора с родительским комитетом! Хотим сказать честно, иногда этот процесс напоминает мастерство по спидкубингу, в котором за короткий срок менеджеру необходимо соединить все цвета, и учесть пожелания родителей, прислушаться к их опыту, ответить на все вопросы, развеять сомнения и убедить в том, что именно нашей команде они могут полностью довериться в реализации такого важного события.
Этапы сборки стильного и качественно выпускного выглядят так:
Переговоры по телефону:
Обычно нам звонит один из представителей от родителей - актив класса! Мы понимаем, что в этот момент важна наша оперативность в подготовке сметы, примеры концепций, и портфолио работ! Да, не более того, ведь на этом этапе чаще всего родители рассматривают много компаний, и мы понимаем, что детализировать подробную программу и визуальные решения нет необходимости! Задача менеджера показать, что мы надежная компания, которой возможно доверить самое важное - выпускной своего ребёнка. Мы максимально внимательны к пожеланиям и задачам именно в этот момент, ведь если отправить Предложение с неподходящим бюджетом, не убедить, что с нами легко коммуницировать и не зацепить интересными идеями - встречи в школе может не быть! Именно поэтому мы очень ответственно подходим к нашему первому знакомству с каждой мамой, которая позвонила именно нам!
Собрание родительского комитета:
Здесь многое будет зависеть от масштаба и поставленных перед нами задач. В наше время есть два вида выпускных - это сборные, где несколько школ/лицеев/гимназий , и индивидуальные, когда соединены максимум 2-3 класса одного учебного заведения. Поговорим о первом варианте, в котором на встречу выезжает не только менеджер, но и Режиссер нашей компании. В этом случае очень важна площадка/место проведения, которая с комфортом разместит большое количество гостей, интересная идея мероприятия, и множество дополнительных услуг, как оформление, трансфер, съёмка с квадрокоптером, моушн - дизайн для видео-контента, эффектное шоу и многое другое! Что касается индивидуальных выпускных, то на встречу приезжает один менеджер проекта, который также подробно рассказывает о вариантах программ, местах проведения, форматах и других неотъемлемых составляющих! В этот момент может сложиться ощущение, что создать уникальное предложение, которое устроит каждого родителя очень сложно, но поверьте, на нашем счету уже более 1000 проведённых переговоров, и мы как те самые хамелеоны умеем вовремя сменить цвет, и подобрать подход к каждому!
Заключение договора:
Юридические аспекты очень важны, и для каждой школы, потенциально планирующий работать с нами, мы заранее отправляем договор на согласование! В нём подробно прописаны условия работы и сотрудничества. Ситуации могут быть разные, и на случай как в 2020 году с пандемией, у нас наперёд продуманы ответственности каждой из сторон. С нами легко сотрудничать, ведь мы всегда учитываем человеческий фактор и форс-мажорные обстоятельства, которые могут произойти в процессе подготовки. Так что всё обсуждаемо, мы всегда готовы идти на встречу своим клиентам.
Режиссура и концепция выпускного:
За долгие годы работы мы создали большое количество программ, которые уже стали классикой выпускных вечеров, но наши глаза загораются намного ярче, когда нас просят создать что-то уникальное! В этом вопросе очень многое зависит от масштаба проекта, планируемого бюджета, пожеланию по шоу-программе, специфике детей и конечно от места проведения. Наш совет - чем более чёткую задачу вы ставите перед нами, как перед организаторами, и даёте как можно больше вводных данных, тем более продуктивнее может сложиться совместная творческая работа с родительским комитетом! Помните, что выпускной в 4, 9 и 11 классе это совсем разные вещи! И на каждый из форматов у нас есть огромное количество предложений именно для Вас!
Реализация и курирование выпускного вечера:
Мы рекомендуем выбрать одно, или максимум двух представителей из родителей, которые будут для нас лицом принимающим решения! Именно с этой фокус-группой мы согласовываем ВСЁ: от дизайн-макетов, тайминг-плана, шоу-программы, маршрута трансфера, до уведомление в ГАИ, назначения встречи с ведущим, и другие важные вопросы! Мы стараемся сделать всё, чтоб от самого первого звонка, и до последнего уходящего гостя с выпускного вечера, вы чувствовали себя как за каменной стеной! Наша команда сработана годами, и напоминает тех самых event-хамелеонов, которые умеют резко сменить оттенок, и переиграть обстоятельства во благо качественного и действительного запоминающего ВЫПУСКНОГО!
Дорогие родители, мы знаем, как для Вас важен этот день, и как он значим для Вашего ребёнка! Мы сами переживаем такие же эмоции как в первый раз, ведь такое событие, как выпускной вечер, всего один раз в жизни!
Нам есть ещё чем поделиться с вами по этой теме, но это в другой раз, так что следите за новостями нашего блога, а лучше приглашайте на встречу, где мы всё подробно расскажем Вам лично!😉